1、考取外校研究生：
A交学院调档函时需要填写登记表（分自带和EMS两种），如自带档案只需提交调档函（加盖校就业处公章），如符合寄递条件的，学生需要提交EMS邮寄的申请书及调档函（加盖校就业处公章），学院收齐材料后统一移交给学生处档案室；
B政审表有时间限制的，学生可以提前寄往考取研究生学校；需要和档案一起寄送的，需交给学院，学院一定要在转递通知单中备注有政审表，同时将政审表信息录入档案材料明细登记表中；
C申请学生处档案室邮寄的学生档案，学院除移交调档函和申请书外，档案还需要粘贴密封条并盖学院密封章，档案室会根据材料信息进行书写邮寄，邮寄后的快递单号公布在学生处官网——学生档案信息及“太原理工温情档案”微信公众号中；
D针对自己邮寄的学生：金沙9159官方网站合作的邮政地址为太原市万柏林区千峰南路16号千峰邮政营业厅(省财专对面)联系人：韩霄敏，电话：13834130866；
E需要自带的档案，学院根据考取学校的特殊条件进行书写粘贴。
2、本研：学院需要给学生处档案室提交档案材料明细登记表电子名单，纸质版名单（只需要有学号，姓名，专业班级信息）（一式两份）打印和研究生院满老师签字进行交接，地点迎西校区行政主楼研究生院424室。
3、正常毕业：有白色就业通知书，不需要提交调档函，工作和生源地都是凭就业通知书抬头地址转递档案。如果需要申请EMS邮寄的，单位证明盖红章并备注（不允许学生自带字样），提交证明材料传真复印件或照片复印件都可以。学生领取档案时提醒他们确认信皮标签的信息，学院负责确认他的证件和签名是否正确，代领档案者签代领人的姓名。
4、国防生：涉及的学院：机械，信息，建工，软件。整理的步骤和正常毕业学生不同的是：转递通知单不写单位，纸质电子签字表不需填写。后备军官选培办会直接和就业处对接领取就业通知书，虽然学院没有派遣依据，但后装材料的明细登记表需要学院录入，档案转递清单上也要标注几张。材料齐全后我室和后备军官选培办进行移交，军官办将材料补充齐全后，统一通过保密通道寄送到相关单位，详细信息请咨询后备军官选培办。
5、援藏学生：转递通知单不写单位，纸质电子签字表不需填写，档案整理好后学院密封盖章移交给学生处档案室，然后通过EMS寄送到对应的单位。
6、创新班：考研调档函、档案材料、领取档案等由数学学院负责管理。
7、结业生：可以在转递通知单写他的生源地，如：**教育局，在电子版信息中注明是结业生，可以将档案给学生本人。
8、延期毕业：没有白色就业通知书，通知书推迟发放的，可以将档案退给我处，一定要将档案密封盖章。等就业通知书办下来之后学生本人来我室办理转递档案。
9、休学，留级，不毕业：都已经留在学生处档案室，不毕业者有调档函，可以转递档案。
10、改派：后续的问题学生处档案室和校就业处来处理。学生请咨询校招生与就业处是否符合改派条件，如符合，档案退回学生处档案室，档案室老师拆封取出白色就业通知书，学生本人携带白色就业通知书到校就业处进行改派，改派后的通知书送学生处档案室办理调档手续。
11、蓝联：办理档案提取需要，办理户口也同样需要，应强调学生不能丢失，妥善保管好。
12、双学位成绩延迟：答辩得9月，才能拿上答辩成绩
学院让学生正常自带档案，等有了新的成绩单回学校自取，自己拿上成绩单送单位档案管理部门，提醒其进行归档。
13、就业库封库，考研调档函晚到：可以先提交给学院录取通知书或拟录取通知书复印件，比如中国地质大学，哈尔滨工程大学，哈尔滨工业大学等，学院需在学生离校前领给学生档案。等到7月3日学生自带调档函去校就业处办理相关手续，将盖章后的调档函到学生处档案室，和原先的置换即可。
14、二批派遣：等学生领取白色就业通知书，学院整理好后档案交给学生本人，不要退回学生处档案室。
15、暂时无学位：学生处教育科条件先将毕业生登记表中学位一栏暂时空下不填，先盖上学院和学生处章。等该生取得学位证，拿上证书原件或复印件来学生处档案室，将毕业生登记表学位一栏补充完整，最终材料齐全后再进行办理档案转递手续。
